Uczelniane zasady Programu Erasmus+KA103 (mobilność z krajami programu),

KA107 (mobilność z krajami partnerskimi)

Zasady rekrutacji studentów i kwalifikacji pracowników

Zasady dotyczą działań:

wyjazdy studentów na studia (SMS),
wyjazdy studentów na praktykę (SMP),
wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA),
wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych (STT)

1.Zasady rekrutacji studentów

1.1 Jednostka odpowiedzialna za przeprowadzenie rekrutacji

Organem kwalifikującym do programu według Zarządzania Rektora Wyższej Szkoły Gospodarki od dnia 3 października 2016 r.  jest Komisja Kwalifikacyjna, zwana dalej Komisją. Przy kwalifikacji studentów na wyjazd na studia w skład Komisji wchodzą: Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+, Instytutowi Koordynatorzy Programu Erasmus+, lektorzy języków obcych, wyznaczeni według potrzeb przez Dyrektora Studium Języków Obcych oraz pracownicy Katedry Lingwistyki Stosowanej, wyznaczeni według potrzeb przez Kierownika KLS.
W przypadku kwalifikacji studentów na wyjazdy na praktyki w skład Komisji wchodzą: Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+, Kierownik Biura Praktyk, lektorzy języków obcych, wyznaczeni według potrzeb przez Dyrektora Studium Języków Obcych oraz pracownicy Katedry Lingwistyki Stosowanej, wyznaczeni według potrzeb przez Kierownika KLS.
W postępowaniu kwalifikacyjnym może także uczestniczyć przedstawiciel samorządu studenckiego w charakterze obserwatora procedury. Ostatecznej selekcji studentów dokonuje Komisja.

1.2 Kryteria selekcji kandydatów i wymogi formalne

Student ubiegający się o wyjazd w Programie Erasmus+ musi spełniać następujące kryteria formalne:
a) być zarejestrowanym jako student studiów pierwszego lub drugiego stopnia w Wyższej Szkole Gospodarki w Bydgoszczy przez cały czas trwania pobytu na stypendium;
b) być (w momencie wyjazdu) studentem co najmniej drugiego roku studiów; wymóg ten dotyczy wyjazdów na studia;
c) nie może przebywać (w trakcie stypendium) na urlopie dziekańskim, ani być urlopowany. Dopuszcza się możliwość wyjazdu obywatela kraju uprawnionego do uczestnictwa w Programie Erasmus+ do uczelni w jego kraju macierzystym, jeżeli w kraju, z którego będzie wyjeżdżał na stypendium Erasmusa, znalazł się w celu realizacji studiów prowadzących do uzyskania dyplomu uczelni wysyłającej.

1.2.1 Wyjazdy studentów na studia (SMS) oraz na praktykę (SMP)

Przed spotkaniem rekrutacyjnym należy dostarczyć pracownikom Działu Spraw Międzynarodowych komplet niezbędnych dokumentów, który obejmuje:

wypełniony i podpisany formularz zgłoszeniowy,
CV w języku angielskim,
list motywacyjny w języku angielskim,
zaświadczenia o dodatkowych osiągnięciach i aktywnościach studenta,
zaświadczenie z Dziekanatu WSG o średniej ocen z ostatniego zamkniętego roku nauki.                                                              

Studenci chętni do wyjazdu do uczelni zagranicznej mogą otrzymać maksymalnie 100 punktów w procesie rekrutacji prowadzonej przez Komisję.
Podstawowe kryteria selekcji Kandydatów to:
a) dobra znajomość języka obcego (waga 40%),
b) średnia ocen z ostatniego roku studiów (waga 40%),
c) aktywna działalność na rzecz Uczelni, aktywna działalność w kołach naukowych, uczestnictwo w programie Study Buddy, aktywna działalność w innych organizacjach i zrzeszeniach studenckich, nie będących kołami naukowymi (obsługa, pomoc w organizacji konferencji), zajęcia nadprogramowe, motywacja studenta (waga 20%).

1.3 Sposób przeprowadzenia rekrutacji kandydatów

Procedura rekrutacji składa się z dwóch etapów:
a) preselekcji kandydatów na podstawie złożonych dokumentów,
b) selekcji właściwej, która obejmuje przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej w języku obcym.
Punkty z powyższej listy sumują się i powstaje lista rankingowa, która pozwala na przygotowanie listy osób zakwalifikowanych do wyjazdu oraz listy rezerwowej.

Studenci mogą przejść z listy rezerwowej na listę zakwalifikowanych pod warunkiem doniesienia oświadczenia o zaliczonych komponentach albo rezygnacji kogoś z listy zakwalifikowanych w procesie rekrutacyjnym.

W sytuacji kiedy studenci mają taką samą liczbę punktów, pierwszeństwo ma student, który jeszcze nie korzystał z programu Erasmus+.

1.4 Termin i sposób ogłoszenia decyzji

W terminie 7 dni od zamknięcia postępowania Komisja sporządza protokół z postępowania kwalifikacyjnego wraz z listą kandydatów zakwalifikowanych do wyjazdu oraz listą rezerwową.
O wynikach rekrutacji Komisja informuje kandydatów indywidualnie drogą mailową bądź telefoniczną.

1.5 Procedura odwoławcza

Wszystkim studentom ubiegającym się o wyjazd w ramach Programu Erasmus+ przysługuje odwołanie od decyzji Komisji Kwalifikacyjnej. Odwołanie musi zostać złożone w formie pisemnej do Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+ nie później niż 7 dni po ogłoszeniu wyników rekrutacji przez Komisję.

1. 6 Uczelnie i instytucje partnerskie

Lista uczelni partnerskich jest dostępna na stronie internetowej Działu Spraw Międzynarodowych: www.cwz.wsg.byd.pl
Wykaz miejsc w uczelniach zagranicznych jest dostępny w biurze Działu Spraw Międzynarodowych.
Wykaz instytucji, w których odbyć można praktyki jest dostępny na stronie Biura Praktyk www.praktyki.wsg.byd.pl
Wykaz miejsc w instytucjach przyjmujących jest dostępny w biurze Działu Spraw Międzynarodowych.

1. 7 Przygotowanie do wyjazdu

1.7.1 Wyjazdy studentów na studia (SMS) opisane są w procedurze wyjazdu na studia (zał. 1).

1.7.2 Wyjazdy studentów na praktykę (SMP) opisane są w procedurze wyjazdu na praktyki (zał. 2).

1.7.3.  Rezygnacja z wyjazdu

W wyniku rezygnacji uczestników z wyjazdu nie dalej niż jeden miesiąc przed rozpoczęciem mobilności, student jest zobowiązany do dostarczenia pisma, wyjaśniającego przyczynę rezygnacji.   W wyniku zaistniałej sytuacji student nie będzie mógł uczestniczyć w kolejnych procesach rekrutacyjnych w czasie trwania swoich studiów. Informacja o zaistniałej sytuacji będzie przekazywana do Działu Spraw Studenckich i tym samym uwzględniana w procesach gratyfikacji (na przykład nagrody Rektora, Prezydenta).
Wyżej wymieniony skutek rezygnacji nie będzie obowiązywał jedynie w wyjątkowych przypadkach, tak zwanej „siły wyższej” (śmierć kogoś z rodziny, wypadek, ciężka choroba i t.d.) pod warunkiem uzyskania pisemnej zgody Koordynatora Uczelnianego Programu Erasmus+ w WSG.

2. Zasady kwalifikacji pracowników

Pracownik zakwalifikowany na wyjazd w Programie Erasmus+ musi być pracownikiem uczelni wysyłającej. Podstawą zatrudnienia powinna być umowa o pracę lub umowa cywilno-prawna. Uczelnia może zdecydować o preferencyjnym traktowaniu pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę pracowników którzy dotychczas nie uczestniczyli w Programie Erasmus+ oraz pracowników, których poprzednie wyjazdy w ramach Programu Erasmus+ przyczyniły się znacząco do rozwoju współpracy Uczelni z instytucjami z zagranicy oraz podniesienia poziomu umiędzynarodowienia WSG.

W przypadku wyjazdów dydaktycznych nauczyciel zobowiązany jest do przeprowadzenia podczas pięciodniowego pobytu minimum 8 godzin zajęć dydaktycznych dla studentów uczelni przyjmującej. W przypadku wyjazdów szkoleniowych, celem wyjazdu nie może być udział w konferencji ani przeprowadzanie rozmów na temat zasad współpracy z uczelnią partnerską. Udział w szkoleniu powinien mieć konkretnie zdefiniowany program na każdy dzień pobytu, a z programu tego wynika, że celem udziału w szkoleniu jest podniesienie konkretnie zdefiniowanych kompetencji pracownika.

2.1 Jednostka odpowiedzialna za przeprowadzenie procesu kwalifikacji

Organem kwalifikującym do programu według Zarządzania Rektora Wyższej Szkoły Gospodarki od dnia 3 października 2016 r.  jest Komisja Kwalifikacyjna, zwana dalej Komisją. W skład Komisji wchodzą: Kanclerz, Prorektor ds. Międzynarodowych, Uczelniany Koordynator programu Erasmus+ z Działu  Spraw Międzynarodowych.

2.2 Wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA) oraz w celach szkoleniowych (STT)

Podstawowe kryteria selekcji Kandydatów to:

- kompletność wniosku – 1 pkt;

- konkretność zdefiniowanego celu oraz programu nauczania lub szkolenia –  3 pkt;

- znajomość języka obcego określana na podstawie posiadanego certyfikatu lub deklaracji – 2 pkt;

- korzyści dla uczelni z dodatkowych działań podejmowanych podczas pobytu- 2 pkt;

- mobilność w ramach programu Erasmus+ w ostatnich dwóch latach (tak – 0 pkt; nie – 2 pkt).

2.3 Sposób przeprowadzenia rekrutacji kandydatów

Procedura rekrutacji obejmuje selekcję kandydatów na podstawie złożonych dokumentów.
Punkty z powyższej listy sumują się i powstaje lista rankingowa, która pozwala na przygotowanie listy osób zakwalifikowanych do wyjazdu oraz listy rezerwowej.

Kandydaci mogą przejść z listy rezerwowej na listę zakwalifikowanych pod warunkiem rezygnacji kogoś z listy zakwalifikowanych lub pod warunkiem otrzymania dodatkowych środków od Narodowej Agencji programu Erasmus+.

W sytuacji kiedy kandydaci mają taką samą liczbę punktów, pierwszeństwo ma uczestnik, który jeszcze nie korzystał z programu Erasmus+.

2.4 Procedura odwoławcza

Wszystkim wykładowcom oraz pracownikom uczelni ubiegającym się o wyjazd w ramach Programu Erasmus+ przysługuje odwołanie od decyzji Komisji Kwalifikacyjnej. Odwołanie musi zostać złożone w formie pisemnej do Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+ nie później niż 7 dni po ogłoszeniu wyników rekrutacji przez Komisję.

2.4 Uczelnie partnerskie

Lista uczelni partnerskich jest dostępna na stronie internetowej Działu Spraw Międzynarodowych: www.cwz.wsg.byd.pl
Wykaz miejsc w uczelniach zagranicznych jest dostępny w biurze Działu Spraw Międzynarodowych.

2.5 Formalne umocowanie zasad rekrutacji studentów i kwalifikacji pracowników

Powyższe zasady finansowania wyjazdów stypendialnych zostały zatwierdzone przez Kolegium Uczelni.

2.6. Przygotowanie do wyjazdu

2.6.1 Wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA) oraz wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych (STT) są opisane w procedurze (zał. 3 dla KA103; zał.4 dla KA107).

3. Zasady finansowania wyjazdów na studentów (SMS, SMP)

W szczególnych przypadkach student może zwrócić się do Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+ oraz Dziekana danego wydziału z wnioskiem o przedłużenie pobytu na studiach w uczelni partnerskiej nie później niż 30 dni przed zakończeniem mobilności. W przypadku zgody na przedłużenie pobytu student nie otrzymuje stypendium na dodatkowy pobyt w uczelni partnerskiej, a otrzymuje jedynie stypendium w wysokości ustalonej pierwotnie przed wyjazdem do uczelni partnerskiej. Czas pobytu na praktykach oraz na studiach, a tym samym ostateczna wysokość stypendium jest rozliczana z dokładnością do jednego dnia.

4. Zasady finansowania wyjazdów nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć
dydaktycznych (STA) oraz w celach szkoleniowych (STT) w KA103

Stawki stypendium obejmują koszty wsparcia indywidualnego oraz 2 dni podróży do uczelni partnerskich. Wyjazdy dłuższe niż 7 dni będą realizowane wyłącznie w szczególnych przypadkach.

5. Zasady finansowania wyjazdów nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć
dydaktycznych (STA) oraz w celach szkoleniowych (STT) w KA107

Standardowy finansowany okres pobytu pracownika WSG w instytucji przyjmującej wynosi ( 5 dni aktywnej mobilności + 2 dni doliczone na podróż).

6. Czas pobytu a wysokość stypendium

6.1 Wyjazdy studentów

Stypendium rozlicza się po powrocie studenta z uczelni/instytucji przyjmującej. Przy określaniu okresu pobytu uwzględnia się czas trwania podany w dokumencie potwierdzającym pobyt, wydanym przez uczelnię/instytucję przyjmującą. Okres pobytu wylicza się z dokładnością do jednego dnia.
Podstawę rozliczenia wyjazdu stypendialnego stanową następujące dokumenty:
a) potwierdzenie pobytu wydane przez uczelnię/ instytucję przyjmującą określające czas
rozpoczęcia i zakończenia pobytu,
b) wykaz zaliczeń tzw. „Transcript of records” z określoną liczbą punktów ECTS zdobytych
przez studenta na stypendium
c) wypełniony przez studenta Indywidualny Raport Uczestnika.

6.2 Wyjazdy wykładowców

Stypendium rozlicza się po powrocie pracownika z instytucji przyjmującej.

Postawę rozliczenia wyjazdu stypendialnego stanową następujące dokumenty:
a) potwierdzenie pobytu wydane przez uczelnię/ instytucję przyjmującą określające czas
rozpoczęcia i zakończenia pobytu,
b) wypełniona przez pracownika Indywidualnego Raportu Uczestnika  .

7. Redystrybucja zwolnionych/ dodatkowych funduszy

Ewentualne wolne środki zostaną przeznaczone na realizację wyjazdów stypendystów wpisanych na listę rezerwową. Redystrybucja dodatkowych funduszy zależy od Narodowej Agencji programu Erasmus+.

8. Stypendyści niepełnosprawni oraz osoby uprawnione do otrzymywania stypendium socjalnego

Stypendyści niepełnosprawni oraz studenci uprawnieni do otrzymywania stypendium socjalnego mogą wnioskować o zwiększenie stypendium. O posiadaniu zaświadczenia o niepełnosprawności oraz o posiadaniu prawa do stypendium socjalnego w roku akademickim 2017/18 należy poinformować Uczelnianego Koordynatora, który zawnioskuje do Narodowej Agencji Programu Erasmus+ o zwiększenie miesięcznej stawki stypendium.

9. Formalne umocowanie zasad finansowych

Powyższe zasady zostały zatwierdzone 1 października 2017  przez Prorektora ds. Międzynarodowych i będą obowiązywały od roku akademickiego 2017/2018.